Monday, October 28, 2013

Document format


Có một vấn đề nhỏ tôi đã định nêu lên vài lần nhưng quên mất. Nhân đang đọc một tài liệu trong nước do một người bạn gửi cho tham khảo tôi thấy cần phải đưa lên đây để các bạn lưu ý. Trước hết các bạn hãy nhìn thử screenshot một đoạn trích trong tài liệu này:



Chỉ bàn về document format, bảng dữ liệu này có mấy vấn đề sau:

1. Bảng bị tràn ra 2 trang, rất bất tiện cho người đọc và rất không chuyên nghiệp.
2. Các cột số liệu quá nhỏ nên nhiều ô bị tràn xuống 2 dòng. Lúc đầu tôi không hiểu dòng số thứ hai có nghĩa là gì, sau mới đoán ra đó là digit cuối cùng ở dòng trên tràn xuống.
3. Cũng vì độ rộng của cột quá nhỏ nên nếu không để ý bạn sẽ không biết cột số đầu tiên là cho giai đoạn 2001-05 chứ không phải cho riêng năm 2001.
4. Lỗi nặng nhất là file số liệu này được gửi bằng định dạng MS Word (.doc).

Khi viết các bài nghiên cứu, đặc biệt những bài có nhiều bảng biểu, đồ thị, các bạn nên chú ý format của tài liệu để tránh những lỗi 1-3 bên trên. Nhưng quan trọng hơn bạn cần save tài liệu dưới dạng pdf (MS Word từ version 2010 đã có chức năng này, còn không có thể sử dụng những công cụ miễn phí như PDF Creator). Việc save dưới định dạng pdf có rất nhiều lợi ích, dạng file này gần như đã thành chuẩn toàn cầu cho các thể loại document (không chỉ tài liệu nghiên cứu mà cả cho business, government...). Thứ nhất, pdf giữ được format file mà bạn tạo ra ban đầu, nếu là file word dù bạn căn chỉnh cẩn thận nhưng khi người đọc mở ra trên một máy tính khác có thể sẽ làm thay đổi format. Thứ hai, pdf an toàn hơn cho người đọc vì không/ít bị các vấn đề virus liên quan đến macro của file .doc. Thứ ba, pdf có thể đọc được trên hầu hết các platform (Windows, Linux, iOS...). Cuối cùng vì pdf gần như là chuẩn nên bạn sẽ có vẻ chuyên nghiệp hơn nếu gửi file dưới định dạng này.

Tôi rất thất vọng khi thấy nhiều website VN (GSO, SBV, nhiều bộ, công ty cả tư nhân lẫn nhà nước) vẫn còn để tài liệu .doc cho mọi người download. Đa số bài của các bạn gửi nhờ tôi góp ý cũng dưới dạng .doc. Mặc dù đây là một vấn đề nhỏ nhưng tôi nghĩ các bạn nên có thói quen sử dụng định dạng pdf cho việc trao đổi tài liệu, chỉ trừ một số trường hợp hãn hữu khi các bạn muốn người nhận sửa trực tiếp lên văn bản của bạn. Tác phong chuyên nghiệp bắt đầu từ những thứ nhỏ nhặt như vậy.



7 comments:

  1. Cám ơn chú đã nêu ra vấn đề này. Xưa giờ cháu cứ nghĩ chắc tại mình khó tính nên mới để ý những thứ nhỏ nhặt kiểu thế, còn xung quanh ko mấy ai care. Ngay cả việc gửi mail cần để bcc thay vì cc, hay khi forward email cần xóa bớt thông tin ko liên quan để khỏi làm lộ thông tin/email của người khác - nhiều người cũng chẳng quan tâm.

    ReplyDelete
  2. Những người làm công tác nghiên cứu rất nhạy cảm với vấn đề định dạng, nhìn 1 document mà định dạng lỗi thì xem như ko hề muốn biết nội dung bên trong rồi. Hiểu được cái khó chịu của anh Giang.

    ReplyDelete
  3. Thưa anh Giang Lê: trong một số trường hợp góp ý vào sự thảo văn bản thì ở Bộ Tài chính lại đưa lên bằng file PDF làm khó cho người góp ý !

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tôi không nghĩ như vậy là làm khó. Nếu bác muốn góp ý bác cứ soạn một văn bản riêng (rồi gửi pdf đi) chứ không nhất thiêt phải góp ý lên bản gốc. Trong nhiều trường hợp bác vẫn có thể copy text từ bản pdf được.

      Delete
    2. Vâng chính xác là như thế. Thưa chú.

      Delete
    3. Vâng chính xác là như thế. Thưa chú.

      Delete
  4. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete